Skip to Content
Quản lý Văn bảnSoát và công bố

Soát nháp và công bố văn bản

Làm xong, văn bản ở trạng thái «Đã công bố»: tra cứu được, và trợ lý AI cùng cán bộ Helpdesk trích dẫn được ngay theo đúng mức «Ai được xem».

  • Ai làm: Phòng Hành chính – Pháp chế; đầu mối văn bản của các phòng, khoa
  • Khi nào: ngay sau khi lượt nạp xử lý xong — Trang chủ tô cam văn bản chờ công bố quá 7 ngày
  • Quyền cần có: phân hệ Quản lý văn bản › Kho văn bản › Quản lý văn bản — thấy và thao tác cả kho (không phân quyền theo thư mục) — Toàn quyền quản lý
  • Màn hình: Quản lý văn bản › Trang chủ › Chờ công bố, hoặc Quản lý văn bản › Văn bản lọc trạng thái «Sẵn sàng»

Khi nào cần

Văn bản đang ởViệc cần làm
«Sẵn sàng · Đạt»Soát nhanh thông tin AI điền rồi công bố — công bố được cả hàng loạt
«Sẵn sàng · Chưa đạt»Xem tab Kiểm thử, sửa chữ / điều khoản nếu cần; công bố từng văn bản và xác nhận thêm
Bản scan (dải kiểm ghi «Cần xác nhận OCR»)Đối chiếu chữ với bản gốc ở tab Nội dung, xác nhận rồi mới công bố được
«Lỗi xử lý»Xử lý lại hoặc thay tệp gốc
«Đã công bố» nhưng có chỗ saiThu hồi → sửa → công bố lại

Căn cứ: quy trình QT.DS-01 Nạp và duyệt văn bản, bước 3–5 (bản đề xuất trong tài liệu mô tả phân hệ, chưa ban hành). Phần mềm hiện không có bước gửi duyệt: người có quyền soát xong là công bố.

Trước khi bắt đầu

  • Văn bản đã nạp xong, không còn «Đang xử lý» — xem Nạp văn bản vào kho.
  • Cơ quan ban hành có trong danh mục và đang dùng — xem Cơ quan ban hành (thêm ngay lúc soát cũng được).
  • Có bản gốc / bản giấy để đối chiếu, nhất là với bản scan.
  • Biết văn bản này có thay thế, sửa đổi, bãi bỏ văn bản nào trong kho không — nên khai quan hệ trước khi công bố, xem Thu hồi và quan hệ văn bản.

Các bước

Mở văn bản chờ công bố

Trang chủ có khối «Chờ công bố»: 6 văn bản chờ lâu nhất, cột cuối là số ngày đã chờ (quá 7 ngày tô cam). Bấm một dòng để mở. Muốn xem đủ: bấm ô «Chờ công bố» ở hàng số liệu đầu trang — màn Văn bản mở sẵn bộ lọc các văn bản «Sẵn sàng», chờ lâu nhất trước.

Đọc dải điều kiện công bố

Dưới tên văn bản có dải 3 ô kiểm:

ÔĐạtChưa đạt
Thông tin«Đủ thông tin» (kèm «n mục nên kiểm lại» nếu AI không chắc)«Thiếu n trường» + tên trường, hoặc «Ngày chưa hợp lệ»
Chữ«Chữ» · «bản số, không cần OCR» / «đã xác nhận OCR»«Cần xác nhận OCR» + nút «Mở tab Nội dung»
Kiểm thử«Kiểm thử» · «đạt 5/5»«chưa đạt 3/5» / «chưa kiểm thử» — chỉ cảnh báo, không chặn

Ô Thông tin hoặc Chữ chưa đạt thì nút «Công bố» mờ; rê chuột lên nút để xem lý do.

Soát tab Thông tin

Bên trái là trang đầu văn bản để đối chiếu, bên phải là các ô hệ thống đã điền sẵn: «Số hiệu», «Loại», «Tên văn bản», «Cơ quan ban hành», «Người ký», «Ngày ban hành», «Ngày có hiệu lực», «Ngày hết hiệu lực», «Thư mục», «Ai được xem».

  • Ô có dấu ✨ là AI gợi ý; dấu vàng «n % · kiểm lại» là AI không chắc — đối chiếu kỹ ô đó.
  • Bắt buộc để công bố: Số hiệu (2–50 ký tự), Tên văn bản (5–300 ký tự), Loại, Cơ quan ban hành, Ngày ban hành, Ngày có hiệu lực, Ai được xem. Thông báo và Kế hoạch phải có thêm Ngày hết hiệu lực. Văn bản không thời hạn thì để trống Ngày hết hiệu lực.
  • Gõ số hiệu trùng văn bản đã có: dòng vàng «Đã có văn bản mang số hiệu này trong kho: … Kiểm tra lại trước khi lưu.» — chỉ nhắc, không chặn.
  • AI đọc được tên cơ quan nhưng danh mục chưa có: dòng «AI đọc được “…” — chưa có trong danh mục.» → bấm «Thêm cơ quan này» → hộp «Thêm cơ quan ban hành» (Tên cơ quan · Mã · Cấp) → «Thêm và gán».
  • Khối «AI gợi ý · chờ bạn xác nhận»: AI thấy văn bản này thay thế / sửa đổi / bãi bỏ văn bản khác — bấm «Xác nhận» để sang khai quan hệ (xem Thu hồi và quan hệ văn bản).

Sửa xong bấm «Lưu thay đổi» («Hoàn tác» để bỏ). Thông báo «Đã lưu thông tin văn bản.»

Kiểm chữ ở tab Nội dung

Cột trái liệt kê các trang, bên phải là chữ của trang đang chọn. Chữ nhận sai: bấm «Sửa chữ» → sửa → «Lưu trang».

  • Bản scan: khung vàng «Bản scan — cần kiểm tra chữ nhận dạng (OCR)». Đối chiếu từng trang với bản gốc, sửa chỗ sai, rồi bấm «Xác nhận đã kiểm tra OCR» — bắt buộc trước khi công bố. Khung chuyển xanh «Đã xác nhận kiểm tra OCR · (người xác nhận) · (giờ)».
  • Đã sửa chữ trang nào: khung xanh «Đã sửa chữ n trang — tách lại cấu trúc để cây điều khoản theo chữ mới.» → bấm «Tách lại cấu trúc».

Kiểm cây điều khoản ở tab Điều khoản

Cây Chương › Điều › Khoản › Điểm (hoặc Bước với quy trình) do AI tách. Trợ lý AI trích dẫn theo cây này, nên tên và ranh giới từng điều phải đúng.

  • Bấm một mục để mở ngăn «Sửa điều khoản»: «Loại», «Nhãn» (vd Điều 5), «Tiêu đề», «Từ trang» – «Đến trang», «Nội dung»; thêm «Thêm mục con» / «Thêm mục cùng cấp», hoặc «Xoá mục» → «Áp dụng».
  • «Thêm mục» (thanh trên cây): thêm mục cấp ngoài cùng.
  • Sửa xong, thanh trên ghi «n thay đổi chưa lưu» → «Lưu cây» (hoặc «Huỷ thay đổi»). Thông báo «Đã lưu cây điều khoản.»
  • Cây sai nhiều: «Tách lại cấu trúc» → hộp «Tách lại cấu trúc?» → «Tách lại». Cây được tách lại từ chữ các trang và ghi đè cây đang có (điều, khoản khớp được giữ nguyên).

Xem kết quả kiểm thử

Tab «Kiểm thử»: «Câu hỏi do AI tự sinh · đạt khi điều khoản đúng nằm trong n kết quả đầu». Đầu bảng ghi «Đạt · x/y câu» (hoặc «Chưa đạt») và «% · ngưỡng %». Mỗi câu ghi điều khoản đúng, «hạng n» hoặc «không có trong Top-n», và «Trả về: …» là những điều khoản hệ thống tìm được.

Chưa đạt thường do cây điều khoản tách sai, hoặc chữ nhận dạng sai. Chưa đạt không chặn công bố — bạn quyết định.

Công bố

Bấm «Công bố» (góc phải). Hộp «Công bố văn bản?» nhắc lại «Ai được xem», «Hiệu lực từ», «Hết hiệu lực» (hoặc «Không thời hạn») và các quan hệ sẽ áp lên văn bản khác. Kiểm lại rồi bấm «Công bố».

Văn bản chưa đạt / chưa kiểm thử: hộp «Văn bản chưa đạt kiểm thử» hiện tiếp («Đạt x % (ngưỡng y %). Trợ lý AI có thể trả lời sai khi trích dẫn văn bản này.» + danh sách «Câu hỏi chưa đạt»). Bấm «Vẫn công bố» nếu chấp nhận, hoặc «Huỷ» để sửa tiếp.

Thông báo «Đã công bố văn bản — trợ lý AI và Helpdesk dùng được ngay.»

Công bố nhiều văn bản một lần

Chỉ văn bản «Sẵn sàng · Đạt» công bố hàng loạt được.

  1. Trang chủ: bấm «Công bố n văn bản Đạt» ở góc khối Chờ công bố. Hoặc màn Văn bản: tích các dòng → thanh đen «Đã chọn n» hiện dưới bảng → bấm «Công bố n» (có văn bản không đủ điều kiện: «Công bố n · bỏ qua m»).
  2. Hộp «Công bố n văn bản?» liệt kê từng văn bản kèm «Hiệu lực từ …» và mức Ai được xem. Dòng vàng «Bỏ qua m văn bản không ở trạng thái «Sẵn sàng · Đạt» — văn bản chưa đạt kiểm thử công bố riêng từng văn bản.»
  3. Bấm «Công bố». Thông báo «Đã công bố n văn bản»; có văn bản bị bỏ qua thì kèm «· m mục bị bỏ qua» và lý do (vd «Vừa bị người khác sửa», «Thiếu thông tin bắt buộc»).

Khi văn bản lỗi xử lý

Văn bản «Lỗi xử lý» có băng đỏ «Lỗi xử lý» nêu lý do và nút gợi ý:

Băng ghiBấm
«Dịch vụ AI tạm không dùng được — thử Xử lý lại sau.», «Xử lý bị gián đoạn — Xử lý lại.»«Xử lý lại»
«Tệp không đọc được — thay tệp gốc.», «Tệp có mật khẩu — gỡ mật khẩu rồi thay tệp.», «Tệp quá nhiều trang.»«Thay tệp gốc»
«Không tải được từ đường dẫn — thử Xử lý lại sau.»«Xử lý lại»
«Máy chủ chưa sẵn sàng đọc PDF — báo quản trị.», «Dịch vụ AI chưa sẵn sàng — báo quản trị.»Báo quản trị hệ thống
  • Xử lý lại (cũng ở menu ⋯ góc phải): hộp «Xử lý lại văn bản?» — hệ thống đọc lại tệp gốc từ đầu, tách lại điều khoản (giữ điều khoản khớp được), sinh và chấm lại câu kiểm thử; bản scan phải xác nhận OCR lại → «Xử lý lại». Thông báo «Đã gửi xử lý lại · Lượt #n» kèm «Xem lượt».
  • Thay tệp gốc (menu ⋯): hộp «Thay tệp gốc» — văn bản giữ nguyên thông tin và phạm vi; nội dung trang, điều khoản, câu kiểm thử được đọc lại từ tệp mới. Thả 1 tệp PDF / DOCX → «Thay tệp». Thông báo «Đã thay tệp gốc — văn bản đang được đọc hiểu lại.»

Menu ⋯ còn có «Tải bản gốc» (mở tệp gốc ở tab mới), «Di chuyển…» và «Chuyển vào thùng rác». Mục nào đang không dùng được thì mờ kèm lý do («Thu hồi trước», «Đang xử lý»).

Kiểm tra kết quả

  • Đầu trang văn bản: chip «Đã công bố» và dòng «Công bố bởi (tên) · (giờ)»; nút «Công bố» đổi thành «Thu hồi».
  • Trang chủ: văn bản rời khối «Chờ công bố», vào khối «Mới công bố».
  • Tra cứu: văn bản tìm được ngay — riêng tìm điều khoản chỉ trả văn bản còn hiệu lực, nên văn bản có ngày hiệu lực ở tương lai chưa hiện cho tới ngày đó.
  • Tab «Lịch sử» có dòng «Công bố».

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Ở đâuĐiều gì xảy raKhi nàoAi thấy
Helpdesk — trợ lý AI, câu hỏi thường gặpVăn bản trở thành căn cứ được trích dẫn, đúng mức «Ai được xem»Ngay khi công bố; văn bản «Chưa có hiệu lực» từ ngày có hiệu lựcSinh viên, giảng viên, phụ huynh, khách (theo mức), cán bộ Helpdesk
Văn bản cũ được khai quan hệBị thay thế / bãi bỏ ⇒ Hết hiệu lực (một phần ⇒ Hết hiệu lực một phần); sửa đổi ⇒ Hết hiệu lực một phần, điều bị sửa kèm nhãn «Đã sửa đổi bởi …»Khi văn bản này công bố và tới ngày có hiệu lựcMọi người tra cứu, trợ lý AI
Câu hỏi thường gặp trích văn bản cũBị gắn cờ cần xem lạiKhi văn bản cũ đổi hiệu lựcCán bộ Helpdesk
Rà soát hiệu lựcVăn bản có ngày hết hiệu lực sẽ vào nhóm Sắp hết hiệu lực khi tới gần ngàyCập nhật lúc 00:10 hằng ngàyPhòng Hành chính – Pháp chế

Trường hợp đặc biệt

  • Sửa văn bản đã công bố: các ô bị khoá kèm dòng «Văn bản đã công bố — muốn sửa thông tin, bấm “Thu hồi” trước rồi công bố lại.» Trong lúc thu hồi, văn bản rời tra cứu — làm nhanh và công bố lại ngay. Xem Thu hồi.
  • Đang xử lý: băng «Đang xử lý» / «Đang kiểm thử» kèm «Chưa sửa hay công bố được trong lúc xử lý — màn tự cập nhật khi xong.» Chờ, không cần tải lại trang.
  • Đổi tab khi đang sửa dở: chữ đang gõ ở tab Thông tin, Nội dung, Điều khoản được giữ khi chuyển tab — nhớ bấm Lưu trước khi rời trang.
  • Hai người cùng soát một văn bản: người lưu sau nhận «Dữ liệu vừa được người khác thay đổi — đã tải lại, vui lòng thao tác lại.» — xem lại bản mới rồi sửa tiếp.
  • Xử lý lại sau khi đã xác nhận OCR: xác nhận cũ bị gỡ, phải kiểm và xác nhận lại.
  • Văn bản trong thùng rác: băng vàng «Văn bản trong thùng rác · …», chỉ đọc — bấm «Khôi phục» trước khi sửa, công bố.
  • Công bố hàng loạt: văn bản «Sẵn sàng · Chưa đạt» luôn bị bỏ qua — mở và công bố riêng từng văn bản.

Gặp vấn đề?

Bạn thấyVì saoLàm gì
Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP»Chưa có quyền Toàn quyền quản lý của phân hệ Quản lý văn bảnNhờ quản trị hệ thống cấp quyền — xem Bắt đầu
Nút «Công bố» mờ — rê chuột thấy «Còn thiếu thông tin: …»Ô bắt buộc còn trốngĐiền các ô được nêu ở tab Thông tin → «Lưu thay đổi»
«Bản scan — xác nhận kết quả OCR ở tab Nội dung trước.»Chưa xác nhận OCRTab Nội dung → «Xác nhận đã kiểm tra OCR»
«Ngày có hiệu lực không được trước ngày ban hành.» / «Ngày hết hiệu lực không được trước ngày có hiệu lực.»Ngày nhập ngượcSửa ngày ở tab Thông tin
«Còn thiếu hoặc sai thông tin bắt buộc: …» sau khi bấm Công bố, ô đỏ ở tab Thông tinThông tin chưa đủ / sai độ dàiSửa các ô đỏ, lưu, công bố lại
«Văn bản có thời hạn phải nhập ngày hết hiệu lực.»Thông báo, Kế hoạch thiếu ngày hết hiệu lựcNhập «Ngày hết hiệu lực»
«Cơ quan ban hành đã ngừng dùng hoặc không còn — chọn cơ quan khác.»Cơ quan đã bị ngừng dùng trong danh mụcChọn cơ quan khác, hoặc bật lại ở Cơ quan ban hành
«Văn bản không còn ở trạng thái cho phép thao tác này — đã tải lại.»Người khác vừa công bố / thu hồi văn bảnXem trạng thái mới trên màn
«Văn bản đang được xử lý, vui lòng chờ.»Đang đọc hiểu / kiểm thửChờ băng tiến độ chạy xong
«Thao tác quá nhanh, vui lòng thử lại sau ít phút.»Gửi quá nhiều yêu cầu trong thời gian ngắnChờ một lát rồi thử lại
Ô chọn cơ quan báo «Danh mục chưa có cơ quan ban hành nào đang dùng.»Danh mục trốngThêm ở Cơ quan ban hành

Việc tiếp theo

Thuật ngữ

TừNghĩa
OCRNhận dạng chữ từ ảnh chụp / bản scan — dễ sai dấu, số; phải người kiểm
Cây điều khoảnVăn bản tách thành Chương, Điều, Khoản, Điểm (hoặc Bước) để trích dẫn đúng chỗ
Kiểm thửHệ thống tự đặt câu hỏi và thử tìm lại đúng điều khoản; đạt khi tỉ lệ tìm đúng vượt ngưỡng
Sẵn sàng · Đạt / Chưa đạtĐã xử lý xong, chờ công bố; Đạt / Chưa đạt là kết quả kiểm thử
Nạp văn bảnThư mục, danh sách, thùng rác