Tiếp nhận và xét duyệt đơn gia hạn học phí

Làm xong, sinh viên có hoàn cảnh khó khăn được lùi hạn nộp học phí của một phiếu học phí, và (nếu kế toán cho phép) được đánh dấu được dự thi dù còn nợ.

Ai làm: Kế toán viên Phòng Tài chính – Kế toán (tiếp nhận); người được giao xét duyệt (phê duyệt / từ chối)
Khi nào: Đầu mỗi học kỳ, khi sinh viên nộp đơn xin gia hạn; cập nhật sau khi Ban Giám hiệu phê duyệt
Quyền cần có: phân hệ Quản lý Tài chính & Kế toán › Sinh viên - Thu/Công nợ › Gia hạn học phí:
- Xem danh sách: Xem dữ liệu
- Tiếp nhận đơn: Thêm mới — và Phê duyệt (hệ thống đòi quyền này ở bước chuyển đơn sang «Chờ duyệt»)
- Phê duyệt / từ chối: Phê duyệt
- Xoá đơn nháp: Xóa
Màn hình: Quản lý Tài chính & Kế toán › Sinh viên - Thu/Công nợ › Gia hạn học phí

Khi nào cần

Tình huống	Làm gì
Sinh viên nộp Giấy đề nghị gia hạn học phí (gia đình khó khăn, ốm đau, chờ giải ngân chính sách…)	A. Tiếp nhận đơn
Ban Giám hiệu đã phê duyệt danh sách gia hạn — cập nhật để sinh viên không bị chặn thi	B. Phê duyệt hoặc từ chối
Đơn nhập nhầm, còn ở trạng thái Nháp	C. Xoá đơn nháp

Căn cứ: QT.TCKT-10 Quy trình gia hạn học phí — bước 1 (tiếp nhận đơn), bước 2 (kiểm tra hợp lệ: lý do, thời hạn, chữ ký phụ huynh, xác nhận hoàn cảnh), bước 5 (cập nhật đơn đã được Ban Giám hiệu phê duyệt vào phần mềm để sinh viên không bị chặn thi). Biểu mẫu: Giấy đề nghị gia hạn học phí (QT.TCKT.10-01).

Trước khi bắt đầu

Sinh viên đã có phiếu học phí ở học kỳ cần gia hạn (học phí tự sinh khi lớp học phần khoá — xem Học phí học kỳ). Sinh viên chỉ có khoản phí phụ thì chưa tạo đơn được.
Đơn giấy đã được kiểm tra hợp lệ (bước 2 của quy trình). Bản chụp / scan đơn để đính kèm (tuỳ chọn, tối đa 10MB).
Khi phê duyệt: đã có ý kiến của Ban Giám hiệu (bước 4 của quy trình).

Các bước

Mở Gia hạn học phí (tiêu đề «Xét duyệt đơn Gia hạn học phí»). Bảng liệt kê mọi đơn: MSSV · Họ và tên · Lớp · Khoa · Công nợ snapshot · Hạn cũ · Hạn đề xuất · Hạn duyệt · Trạng thái · ĐK thi. Lọc bằng ô «Tìm MSSV, họ tên, lớp…» và ô trạng thái (Nháp · Chờ duyệt · Đã duyệt · Từ chối · Đã hủy).

A. Tiếp nhận đơn

Bấm «Tiếp nhận đơn» → hộp «Tiếp nhận đơn gia hạn học phí».
Chọn «Học kỳ» (mặc định học kỳ hiện tại).
Gõ «MSSV / Tên sinh viên» — từ 3 ký tự trở lên hệ thống tự tra phiếu học phí. Sinh viên có nhiều phiếu thì chọn đúng đợt thu cần gia hạn (dòng ghi «Đợt thu», «Hạn nộp», số còn nợ). Có đúng một phiếu thì hệ thống chọn sẵn.
Kiểm tra khung xanh: tên sinh viên, «Hạn nộp gốc», «Còn nợ». Chọn nhầm phiếu thì «Đổi phiếu».
Chọn «Hạn gia hạn đề xuất» — phải sau hạn nộp gốc.
Nhập «Lý do xin gia hạn» (5–2.000 ký tự). Đính kèm «Tệp minh chứng» nếu có (tuỳ chọn, tối đa 10MB).
Bấm «Lưu & gửi đơn». Thông báo «Đã tiếp nhận đơn gia hạn cho SV …» — «Đơn đã chuyển sang trạng thái Chờ duyệt.»

Khi gửi, hệ thống chốt số còn nợ (cột «Công nợ snapshot»), hạn cũ và giới hạn số ngày được gia hạn — đơn đã gửi không sửa được nữa.

B. Phê duyệt hoặc từ chối

Ở dòng đơn «Chờ duyệt», bấm nút bút (gợi ý «Xét duyệt») → hộp «Xét duyệt Đơn gia hạn Học phí».
Đọc «Thông tin sinh viên» (kèm «Lần gia hạn tối đa (policy)») và «Chi tiết đơn gia hạn»: công nợ snapshot, ngày nộp đơn, hạn cũ, hạn đề xuất, lý do. Sinh viên đang được miễn giảm thì đầu hộp có khung tóm tắt miễn giảm.
Khung «Quyết định của Kế toán»:
- «Hạn gia hạn được duyệt» — điền sẵn bằng hạn đề xuất, sửa được; bắt buộc khi phê duyệt.
- «Cho phép sinh viên dự thi dù còn nợ học phí» — tick nếu sinh viên được thi (QT.TCKT-13 bước 7).
- «Ghi chú của người duyệt» (tuỳ chọn).
Bấm «Phê duyệt» hoặc «Từ chối». Thông báo «Đã phê duyệt đơn cho SV …» / «Đã từ chối đơn của SV …».

C. Xoá đơn nháp

Đơn ở trạng thái «Nháp» có nút thùng rác (gợi ý «Xóa đơn nháp») → hộp «Xóa đơn gia hạn nháp?» → «Xóa». Đơn đã gửi (Chờ duyệt trở đi) không xoá được.

Kiểm tra kết quả

Đơn chuyển «Đã duyệt», cột «Hạn duyệt» có ngày, cột «ĐK thi» ghi «Được thi» nếu đã tick cho phép dự thi.
Dải số đầu bảng («Chờ duyệt (trang)», «Đã duyệt (trang)», «Từ chối (trang)», «Cho phép thi (trang)») đếm trên trang đang xem.
Phiếu học phí của sinh viên nhận hạn nộp mới — xem cột «Hạn nộp» ở tab «Khoản thu theo SV» của đợt thu.

Ảnh hưởng tới phân hệ & người khác

Ở đâu	Điều gì xảy ra	Khi nào	Ai thấy
Công nợ của sinh viên (đợt thu)	Hạn nộp của phiếu học phí đổi sang hạn được duyệt	Ngay khi phê duyệt	Phòng TCKT
Nhắc nợ	Sinh viên đã được duyệt gia hạn bị loại khỏi lượt nhắc nợ («Đã được duyệt gia hạn»)	Lượt nhắc kế tiếp	Phòng TCKT
Điều kiện dự thi	Đơn có «Được thi» là căn cứ cho sinh viên dự thi dù còn nợ	Ngay khi phê duyệt	Phòng TCKT, Phòng KT&ĐBCL

Gửi danh sách sinh viên được gia hạn cho các Khoa và Phòng Khảo thí & ĐBCL (bước 6 của quy trình) vẫn làm ngoài phần mềm.

Trường hợp đặc biệt

Sinh viên chỉ có khoản phí phụ trong học kỳ: hộp báo «Sinh viên chỉ có khoản phí phụ trong học kỳ này — chưa thể tạo đơn gia hạn.» — gia hạn chỉ áp cho phiếu học phí.
Muốn sửa đơn đã gửi: không sửa được. Từ chối đơn đó rồi tiếp nhận đơn mới.
Gửi đơn bị lỗi giữa chừng: hệ thống tự xoá đơn nháp vừa tạo, không để lại đơn dở — sửa lỗi rồi bấm «Lưu & gửi đơn» lại.
Huỷ đơn đang chờ duyệt: màn chưa có nút huỷ — dùng «Từ chối» kèm ghi chú.
Đơn đã xử lý: bấm nút mắt («Xem chi tiết») — hộp chỉ xem, ghi «Đơn đã được xử lý — chỉ xem thông tin.»

Gặp vấn đề?

Bạn thấy	Vì sao	Làm gì
Không có nút «Tiếp nhận đơn»	Thiếu quyền Thêm mới «Gia hạn học phí» — nút ẩn	Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền
Dòng Chờ duyệt chỉ có nút mắt, không có nút «Xét duyệt» / không có nút Phê duyệt	Thiếu quyền Phê duyệt «Gia hạn học phí»	Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền
Trang «TỪ CHỐI TRUY CẬP»	Thiếu quyền Xem dữ liệu «Gia hạn học phí»	Nhờ quản trị hệ thống cấp quyền
«Không thể tiếp nhận đơn. Vui lòng thử lại.» (hoặc câu báo thiếu quyền)	Có quyền Thêm mới nhưng thiếu Phê duyệt — hệ thống không chuyển được đơn sang Chờ duyệt	Nhờ quản trị cấp thêm quyền Phê duyệt
«Không tìm thấy phiếu học phí phù hợp trong học kỳ đã chọn.»	Sai học kỳ, gõ sai MSSV, hoặc sinh viên chưa có học phí	Đổi học kỳ, kiểm tra MSSV
«Nhập tối thiểu 3 ký tự để tra cứu.»	Từ khoá quá ngắn	Gõ thêm
«Vui lòng chọn hạn gia hạn được duyệt.»	Bấm Phê duyệt khi ô hạn duyệt trống	Chọn ngày
«Tệp minh chứng vượt quá 10MB.»	Tệp quá lớn	Nén / chụp lại

Việc tiếp theo

Theo dõi sinh viên nộp tiền theo hạn mới: Thu học phí.
Nhắc sinh viên chưa nộp: Nhắc nợ.

Thuật ngữ

Từ	Nghĩa
Công nợ snapshot	Số sinh viên còn nợ tại lúc gửi đơn — giữ nguyên dù sau đó sinh viên nộp thêm
ĐK thi	Đơn có ghi nhận sinh viên được dự thi dù còn nợ học phí